ANALISIS MANAJEMEN PROYEK PERANGKAT LUNAK SISTEM INFORMASI AKUTANSI PADA BIRO SISTEM INFORMASI PT. X
1.
Pendahuluan
Perkembangan teknologi informasi yang semakin cepat
sekarang ini maka banyak tercipta antara lain perangkat lunak/aplikasi. Perangkat
lunak merupakan produk tidak terwujud oleh sebab itu dibutuhkan manajemen
proyek dalam perancangan perangkat lunak, agar perangkat lunak yang didapat
sesuai dengan kebutuhan, waktu, dan biaya yang disediakan oleh suatu
perusahaan. Salah satu contoh kasusnya adalah proyek perangkat lunak/aplikasi
akutansi PT. X. Perangkat lunak yang dihasilkan harus mampu mengelola proses
akutansi perusahaan tersebut. Penulis akan membahas bagaimana aktifitas
manajemen dari proyek perangkat lunak. Ruang lingkup pembahasan tidak sampai
pada hasil akhir proyek perangkat lunak tetapi hanya pada kasus pengaturan dan
pengontrolan awal proyek oleh manajer proyek.
Mengetahui sangat pentingnya manajemen proyek perangkat
lunak khususnya pada pengaturan dan pengontrolan proyek aplikasi sistem informasi akutansi
maka teridentifikasi beberapa masalah yaitu bagaimana konsep manajemen proyek
Biro Sistem Informasi dalam meranang
aplikasi Sistem Informasi Akutansi
menurut Sommerville, aktifitas dalam manajemen sebagai berikut :
a.
Penulisan
proposal
b.
Perancangan
proyek dan penjadwalan
c.
Biaya proyek
d.
Pemantauan dan
ulasan proyek
e.
Seleksi personil
dan evaluasi
f.
Penulisan
laporan dan presentasi
Sommerville menjelaskan secara khusus, seorang
manajer proyek IT harus mampu melihat tingkat kesulitan dan kompleksitas proyek
IT, yaitu :
a.
Invisibility
(kekasatan)
b.
Complexity
(kompleksitas)
c.
Flexibility
(fleksibilitas)
Keberadaan proyek IT adalah sarana pendukung bagi
komponen lain dalam satu lingkungan kerja. Dengan demikian proyek IT dapat
dikatakan memiliki derajat perubahan yang tinggi. Manajer proyek dapat
menentukan keberhasilan suatu proyek tersebut, meskipun butuh dukungan dari
eksekutif (upper management dan sponsor), dan peran serta pengguna (end user).
2.
Metode Penelitian
Metode
yang digunakan dalam penelitian ini adalah studi pustaka dari berbagai kasus
artikel yang membahas bagaimana melaksanakan manajemen proyek perangkat lunak
yang sesuai dengan biaya dan jadwal yang ditetapkan sehingga menghasilkan
analisis deskriptif. Pendekatan penelitian ini adalah pendekatan secara general
empiris.
3.
Pembahasan
Badan sistem informasi sekarang ini sangat
dibutuhkan oleh perusahaan. Biro Sistem Informasi ini berfungsi sebagai badan yang membangun
sistem informasi pada perusahaan. Badan sistem informasi harus mampu
menyediakan sistem yang dibutuhkan perusahaan tersebut sesuai dengan biaya dan
jadwal yang ditetapkan. Salah satu pembahasan proyek pada artikel ini adalah
proyek aplikasi sistem informasi pada Biro Sistem Informasi PT. X.
Biro Sistem Informasi diberi tanggung jawab untuk
membuat aplikasi sistem informasi akutansi pada perusahaan dengan jadwal yang
ditetapkan adalah 6 bulan dan biaya dibatasi pada Rp.XXX,00. Dengan demikian
manajer proyek harus memiliki kemampuan bukan hanya sekedar teknis melainkan
bagaimana menyusun manajemen proyek tersebut. Berikut aktifitas manajemen
proyek Biro Sistem Informasi PT. X:
a.
Penulisan
Proposal
Biro
Sistem Informasi harus mampu menyediakan sistem yang dibutuhkan manajemen
proyek. Dalam memyampaikan kebutuhan tersebut manajer sudah membuat proposal
untuk disampaikan ke perusahaan yang menaunginya, proposal tersebut berisi
ulasan tentang proyek, masalah yang akan dihadapi , alternative produk, tim
proyek, waktu dan biaya yang realistis.
b.
Perencanaan
Proyek dan Penjadwalan
c.
Proposal proyek
diterima dengan baik oleh pihak direksi dan selanjutnya melakukan perencanaa
proyek dan penjadwalan.
Dalam melakaukan proyek ini tentunya ada beberapa
tugas yang memiliki ketergantungan atau dependeni yang memungkinkan terjadinya
delay pada proyek dan hal ini sangat dihindari oleh manajer proyek antara lain:
a.
Biaya Proyek
Biaya
estimasi sudah dicantumkan dalam proposal tetapi tidak secara rinci karena
merupakan rahasia perusahaan. Tentunya dalam estimasi biaya terdapat
Tangible
Benefits: sistem ini mempercepat
perolehan data-data (laporan keuangan, keuntungan dan kerugian perusahaan)
Intangible
Benefits: sistem baru ini
diharapkan proses pengolahan informasi keuangan dapat terintegritas. Jika
dianalisis Cost Benefits dari proyek
ini dengan menggunakan Payback Period maka proyek ini dapat dilanjutkan karena
hasil Payback Period dari proyek ini
kurang dari 3 tahun yaitu 1,6 tahun.
b.
Pemantauan dan
Ulasan Proyek
Agar
proyek tersebut tercapai dengan yang dibutuhkan dan jadwal sebelumnya sudah
ditentukan oleh direksi.
Cara
pemantauan dan ulasan proyek yang dilakukan PT. X:
a.
Rapat kinerja 2
hari sekali
b.
Analisis
kesesuaian kebutuhan aplikasi
c.
Membuat laporan
berkala 1 minggu sekali
d.
Rapat evaluasi
dengan waktu yang situasional
3.1
Seleksi Personil
Manajer
proyek harus menyeleksi SDM yang berkualitas dan mampu bekerja sama dalam
menyelesaikan proyek ini. Berkut tahapan seleksi personil yang diterapkan Oleh
Biro Sistem Informasi PT. X:
a.
Analisis CV
calon personil
b.
Test Teori
Analisis dan Pemrograman
c.
Test Wawancara
d.
Training Phase
3.2
Evaluasi
Manajer
proyek melakukan evaluasi proyek yang sedang berjalan agar tercapai sesuai yang
ditentukan. Hal ini berfungsi untuk mengendalikan (control) proyek sehingga
dapat mengurangi serta mencegah kesalahan proyek. Pada fase ini manajer proyek
juga akan mengetahui sejauh mana keberhasilan dari proyek tersebut.
3.3
Penulisan Laporan dan Presentasi
Setelah
proyek dinyatakan selesai dikerjakan sesuai dengan target. Selanjutnya manajer
proyek membuat laporan yang berisi dokumentasi perangkat lunak dan presentasi sebagai
penyerahan hasil perangkat lunak ke direksi.
4.
Kesimpulan
Perkembangan
teknologi informasi yang semakin cepat berdampak positif terhadap fasilitas dan
infrastruktur IT yang terus dikembangkan. Banyak bermunculan proyek IT antara
lain : pembuatan website, pembuatan BTS, proyek pembenahan jaringan komputer
kantor dll. Biro Sistem Informasi Pada PT. X merupakan salah satu bagian yang
terlibat dalam proyek IT. Menajer proyek sangat mempengarusi keberhasilan suatu
proyek. Keberhasilan sebuah proyek ketika diterima oleh pengguna karena sesuai
dengan kebutuhan.
Sumber jurnal bisa download disini
0 komentar:
Posting Komentar