BAB II SIKLUS HIDUP PROYEK
Manajemen proyek merupakan hal yang sangat
penting. Suatu proyek seperti halnya produk mempunyai siklus secara garis besar
mulai dari riset dan pengembangan (R&D), pengenalan ke pasar, tumbuh,
matang, penurunan dan hingga proyek berakhir (mati).
Untuk memulai suatu proyek ada beberapa tahap
(siklus hidup proyek) yang harus dilalui mulai dari:
Konsepsi, pada tahap ini suatu proyek terlebih dahulu di inisiasi. Inisiasi adalah titik dimana suatu ide tentang proyek lahir. Selanjutnya kelayakan dari proyek tersebut, maksud dari kelayakan adalah proses investigasi terhadap masalah dan pengembangan solusi secara lebih detail dari proyek tersebut. Untuk kelayakan proyek selanjutnya perlu ada permintaan proposal atau Request For Proposal (RFP).
Tahap Perencanaan, pada tahap ini (siklus hidup proyek) perlu dilakukan perencanaan proyek dan penentuan spesifikasi secara rinci
Konsepsi, pada tahap ini suatu proyek terlebih dahulu di inisiasi. Inisiasi adalah titik dimana suatu ide tentang proyek lahir. Selanjutnya kelayakan dari proyek tersebut, maksud dari kelayakan adalah proses investigasi terhadap masalah dan pengembangan solusi secara lebih detail dari proyek tersebut. Untuk kelayakan proyek selanjutnya perlu ada permintaan proposal atau Request For Proposal (RFP).
Tahap Perencanaan, pada tahap ini (siklus hidup proyek) perlu dilakukan perencanaan proyek dan penentuan spesifikasi secara rinci
Tahap
Eksekusi, pada tahap ini suatu proyek
akan di desain yang sesuai dengan keinginan user. Selanjutnya jika sudah mendapatkan
desain yang ideal akan dilakukan pengadaan fasilitas pendukung dan materialnya
baru bisa suatu proyek diproduksi. Implementasi proyek selanjutnya diuji
kelayakannya.
Tahap Operasi, setelah proyek telah dinyatakan
lolos dari uji kelayakan maka proyek
tersebut dinyatakan telah selesai barulah hasil proyek tersebut bisa
dioperasikan oleh user
BAB III ORGANISASI PROYEK
Suatu proyek akan berhasil jika didukung dengan
manajemen proyek yang baik dan struktur organisasi yang baik pula. Secara umum
struktur organisasi memiliki beberapa dasar penyusunan antara lain: berdasaekan
produk, berdasarkan lokasi, berdasarkan proses, berdasarkan pelanggan, dan
berdasarkan fungsi.
Pada umumnya suatu perusahaan besar menggunakan
metode organisasi campuran, ketika menggunakan lebih dari satu organisasi perlu
adanya suatu organisasi induk agar mencapai keselarasan dari proyek tersebut.
Proyek Sebagian Bagian dari Organisasi Fungsional
Organisasi fungsional bertugas membagi
department berdasarkan fungsinya, antara lain, fungsi pemasaran, fungsi
personalia, fungsi produksi, fungsi keuangan, dsb. Setiap organisasi pasti
mempunyai kelebihan dan kekurangan.
Kelebihan dari struktur organisasi fungsional:
- Fleksibelitas yang tinggi dalam penggunaan staf/karyawan.
- Karyawan dengan keahlian tertentu bisa ditugaskan diproyek yang berbeda.
- Karyawan dengan keahlian yang berbeda-beda digabungkan dengan satu grup agar dapat saling melengkapi dan dapat memecahkan masalah.
Kekurangan dari struktur organisasi fungsional:
- Klien tidak menjadi perhatian utama dari aktifitas proyek.
- Devisi fungsional cenderung berorientasi pada aktifitas-aktifitas khusus yang sesuai dengan fungsinya.
- Kurangnya rasa tanggung jawab terhadap proyek.
- Kurangnya motivasi terhadap proyek.
- Kurangnya pendekatan yang holistic terhadap proyek.
Suatu organisasi fungsional dipimpin oleh project expeditor. Pada organisasi
fungsional personil tidak boleh digabungkan dengan personil dari luar
fungsional tersebut, jika misalkan harus dilibatkan maka perlu adanya
koordinator proyek agar dapat mengintegrasikan aliran kerja tanpa harus merubah
struktur organisasi.
Organisasi Proyek Murni (Pure Project Organization)
Organisasi ini berdiri sendiri tidak bergantung dengan organisasi induk, hanya saja perlu memberikan laporan kemajuan dan kegagalan proyek kepada organisasi induk. Pada organisasi ini dapat menggunakan sumber daya dari luar jika organisasi tidak dapat mengendalikannnya.Kelebihan dari struktur organisasi murni:
- Manajer proyek mempunyai wewenang penuh untuk mengelola proyek.
- Anggota tim bertanggung jawab terhadap proyek kepada manajer proyek.
- Komunikasi semakin cepat, antara manajer proyek dengan eksekutif secara langsung.
- Dapat menggunakan tenaga ahli yang sama pada pekerjaan yang sama.
- Karena wewenang terpusat, kemampuan untuk menentukan keputusan semakin cepat.
- Adanya keselarasan antara tim.
- Bentuk cukup simpel.
- Dukungan menyeluruh terhadap proyek.
- Jika terdapat banyak proyek yang harus dikerjakan maka sering terjadi duplikasi usaha dan fasilitas.
- Untuk mendapatkan dukungan teknis dan teknologi manajer proyek harus menumpuk sumber daya secara berlebihan.
- Struktur ini memakan biaya yang cukup mahal karena berdiri sendiri.
- Bila proyek telah selesai maka nasib pekerja harus di hentikan.
- Ketidakkonsistenan prosedur.
Organisasi Matriks
Organisasi ini merupakan gabungan dari organisasi fungsional dengan organisasi murni. Tujuan digabungkannya organisasi ini untuk memaksimalkan kinerja proyek dan mengurangi kekurangan dari organisasi tersebut. Organisasi matriks adalah organisasi proyek murni yang melekat pada divisi fungsional pada organisasi induk.
Pada organisasi matriks jika terdapat banyak proyek maka diperlukan untuk memodifikasi struktur proyek dan menambahkan seorang manajer program.
Kelebihan dari organisasi matriks:
- Manajer proyek bertanggung jawab mengelola proyek agar sesuai dengan manajemen proyek.
- Karena melekat pada unit fungsional maka dapat mengurangi duplikasi penyediaan sumber daya.
- Tidak ada pemecatan untuk karyawan jika proyek telah selesai.
- Klien merupakan prioritas utama.
- Proyek akan mempunyai akses perwakilan dari devisi administrasi perusahaan induk, sehinggal konsistensinya dengan kebijaksanaan, prosedur dari perusahaan induk tetap terjaga.
- Bila terdapat proyek secara bersamaan dapat menanganinya secara cepat karena sumber daya yang seimbang.
- Pendekatan holistic holistic terhadap kebutuhan organisasi secara menyeluruh dengan mengptimalkan permansi organisasi.
- Dalam organisasi proyek murni keputusan dipegang oleh manajer proyek. Dalam organisasi fungsional yang mengambil keputusan adalah devisi fungsional.
- Jika terdapat perintah dari dua manajer maka akan ada keraguan, mana proyek yang akan dikerjakan terlebih dahulu sehingga pekerjaan proyek terbengkala.
- Perpindahan sumber daya dari satu proyek ke proyek lain untuk memenuhi jadwal proyek dapat terjadi persaingan antara manajer.
- Manajemen matriks melanggar prinsip utama dari manajemen kesatuan komandan. Pekerja minimal mempunyai dua atasan yauti manajer fungsional dan manajer proyek. Loyalitas siapa yang lebih diutamakan akan menjadi masalah.
Memilih Bentuk Organisasi Proyek
Dalam mementukan bentuk organisasi mana yang akan diterapkan pada proyek. Pimilihan bentuk sangat dipengaruhi oleh situasi dan bersifat intuitif. Secara umum kriteria yang mendasar pemilihan sebagai berikut:- Frekuensi adanya proyek baru: berapa sering suatu perusahaan mendapat proyek dan seberapa besar perusahaan induk itu ikut terlibat.
- Berapa lama proyek berlangsung.
- Ukuran dari proyek: tingkat pemakai tenaga kerja, modal, dan sumber daya yang dibutuhkan.
- Kompleksitas hubungan.
Kriteria lain yang bisa digunakan untuk
peertimbangan pemilihanbentuk organisasi adalah ketidakpastian, keunikan,
pentingnya faktor biaya, dan waktu.
BAB IV TIM PROYEK
Pengertian tim proyek adalah semua yang tergabung dalam organisasi pengelola proyek. Tim proyek terdiri atas personil fungsional dan personil inti (project officer) tim, perbedaannya berdasarkan tanggung jawab masing-masing. Beberapa jabatan penting dalam Project Officer antara lain:
Manajer Proyek
Keberhasilan suatu proyek berdasarkan manajemen proyek yang dipimpin oleh seorang manajer proyek. Manajer proyek berperan sebagai integrator, kamunikator, pembuat keputusan, motifator, interpreneur, dan agen perubah.
Tanggung jawab manajer proyek yaitu menyerahkan laporan hasil dari proyek berdasarkan waktu, anggaran biaya, dan performansi yang telah ditetapkan, termasuk profit yang ditargetkan. Secara garis besar tanggung jawab manajer proyek sebagai berikut:
- Merencanakan kegiatan-kegiatan dalam proyek, tugas, laporan hasil akhir, pembuat keputusan, anggaran dana.
- Menyiapkan siapa saja yang ada pada tim, mengorganisasikan dan mengalokasikan sumber daya.
- Memonitor kegiatan proyek.
- Mengidentifikasi masalah teknis.
- Titik temu dari para kunstituen.
- Menyelesaikan masalah yang terjadi pada proyek.
- Menghentikan dan melanjutkan kegiatan proyek.
Kompetensi dan Orientasi Manajer Proyek
Untuk menjadi seorang manajer proyek harus memiliki kemampuan teknis yang tinggi dan latar belakang yang luas. Seorang manajer proyek sebagai penghubung antara top manajement dengan para teknolog/teknisi. Dalam menjalankan tugas seorang manajer sering kali menemui masalah disitulah peran manajer proyek untuk menyelesaikan konflik pada proyek tersebut. Manajer proyek juga wajib mempunyai pengetahuan dalam menggunakan alat-alat mnajemen seperti estimasi biaya , cash flow, penganggaran insentif, hukuman, dll. Dan juga harus bisa menciptakan kerjasama tim.Otoritas
Otoritas/wewenang merupakan kekuatan manajer proyek. Otoritas terbagi dua yaitu otoritas legal dan otoritas karismatik. Otoritas legal adalah seseorang yang mampu mengatur dan memberi tugas kepada bawahan dalam uraian pekerjaan (job description). Sedangkan otoritas karismatik berkaitan kekuatan yang dipunyai karesa sifat-sifat personal seperti kepribadian. Manajer proyek yang mempunyai otoritas legal sekaligus karismatik sangat dibutuhkan untuk mengambil seuatu keputusan, tetapi juga harus banyak pertimbangan terutama meminta saran dari atasan maupun bawahan.Memilih Manajer Proyek
Hal-hal yang harus diperhatikan dalam memilih seorang manajer proyek yang baik sebagai berikut:
- Karakteristik personal, meliputi fleksibelitas, mempunyai jiwa pemimpin dan inisiatif, percaya diri, disiplin, seorang generalis, dapat membuat keputusan terbaik, dan menajemen yang baik.
- Keterampilan perilaku, harus dapat berkomunikasi dengan baik dan membangun kerjasama tim.
- Keterampilan Bisnis, memiliki jiwa bisnismen, memahami mengenai organisasi dan masalah bisnis, pemahaman tentang manajemen, kemampuan mengubah kebutuhan bisnis menjadi kebutuhan proyek, dan berkemauan kuat dan aktif membimbing para bawahan.
Anggota Tim Proyek
Untuk membangun suatu tim yang solid dan berkualitas maka perlu keahlian yang berbeda dan saling melengkapi antara anggota tim. Berukut bagian-bagian tugas pada tim:
- Contract Administrator, bertugas untuk menyiapkan semua kebutuhan administrasi seperti proposal, negosiasi kontrak, dll.
- Project Controller, bertugas membantu manajer proyek dalam perancangan, pengendalian, pelaporan, dan evaluasi.
- Project Accountant, bertugas membantu akutansi dan finansial kepada manajer proyek.
- Cuntomer Liason, bertugas sebagai perwakilan klien dalam tim proyek.
- Production Coordinator, bertugas merencanakan, memonotor, dan mengkoordinasikan aspek-aspek produksi.
- Manajer Lapangan, bertugas mengawasi pemasangan, pengujian, pemeliharaan, dan penyerahan hasil akhir proyek kepada pelanggan.
- Quality Assurance Supervisor, bertugas mengatur dan membuat prosedur pemeriksaaan untuk pemenuhan kualitas proyek.
Peran Lain di Luar Tim Proyek
Manajer Program
Ada kalanya suatu perusahaan mempunyai proyek yang over load, disinilah peranan penting dari manajer program yang bertugas mengawasi seluruh kegiatan proyek. Berikut rincian tugas manajer program:
- Mengarahkan mengevaluasi kegiatan dari seluruh manajer proyek.
- Memastikan proyek berjalan dengan baik.
- Bekerjasama dengan pemimpin fungsional dan menyelesaikan konflikyang ada pada proyek.
- Jika terjadi perubahan pada proyek tetap memperhatikan batas biaya, waktu, dan performansi proyek.
- Membantu manajer proyek mengembangkan kebijakan, perencanaan, teknik-teknik.
Manajemen Puncak
Bertanggung jawab untuk kesuksesan proyek, berikut tugas dari manajemen puncak sebagai berikut :
- Menetapkan tanggung jawab dan wewenang manajer proyek.
- Menentukan lingkup dan batasan tanggung jawab pengambilan keputusan seorang manajer proyek.
- Menetapkan kebijakan dan menyelesaikan konflik yang ada pada berlangsungnya proyek.
- Manjabarkan tujuan untuk mengevaluasi performansi manajer proyek.
- Menyediakan informasi perencanaan, pengendalian, pemeriksaaan, dan evaluasi proyek yang sedang dilaksanakan.